Datenschutzhinweis KO-File

Die Universität Koblenz betreibt das Portal KO-File zur zentralen Erfassung aller Promovierenden sowie zur Verwaltung aller Promotionsverfahren. In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von (angehenden) Promovierenden in KO-File sowie die Ihnen zustehenden Rechte.

I. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die

Universität Koblenz
Universitätsstraße 1
56070 Koblenz
Telefon: +49 261 287 - 0
E-Mail: service@uni-koblenz.de

II. Datenschutzbeauftragter

Universität Koblenz – Datenschutzbeauftragter
Universitätsstraße 1
56070 Koblenz
Kontakt via E-Mail: datenschutz@uni-koblenz.de

III. Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung bei Nutzung der Software KO-File zur Promovierendenverwaltung.

1. Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung

In der Software KO-File zur Promovierendenverwaltung an der Universität Koblenz werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Durchführung des jeweiligen Promotionsverfahrens verarbeitet, um eine Dokumentation, Abwicklung und Aufbewahrung/Archivierung von Promotionsverfahren/Promotionsakten zu gewährleisten sowie die Datenqualität (u.a. Datenaktualität, Verfügbarkeit) sicherzustellen und weiter zu verbessern. Darüber hinaus sind die Hochschulen in Deutschland durch das Hochschulstatistikgesetz (HStatG) vom 1. März 2016 verpflichtet, Daten ihrer Promovierenden zu erheben und an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder weiterzugeben. Die zur Erfassung vorgesehenen Daten dienen gleichzeitig dazu, die Qualität des Promotionsgeschehens zu sichern.

Die Promovierenden der Universität Koblenz legen ein KO-File-Benutzerkonto an. Auf Seiten der Fachbereiche wird eine digitale Akte für jede Doktorandin/jeden Doktoranden zur organisatorischen und verwaltungstechnischen Arbeit und Begleitung angelegt. Die Erstellung eines Benutzerkontos ergänzt und optimiert den organisatorischen Ablauf der Promotion und ermöglicht dem Doktoranden/der Doktorandin entsprechende Transparenz.

Zur nachträglichen Erstellung eines Benutzerkontos wenden sich die Promovierenden an das zuständige Dekanat, da eine Verknüpfung mit den bereits in KO-File gespeicherten Daten manuell erfolgt.

Die in KO-File mit Sternchen (*) bezeichneten Eingabefelder erheben Pflichtinformationen, ohne die die Anträge im Rahmen des Promotionsverfahrens nicht bearbeitet werden können. Zudem werden unter Kennzeichnung weiterer Pflichtangaben Informationen für amtliche Statistiken erhoben und pseudonymisiert verarbeitet.

Die übrigen Felder erheben auf freiwilliger Basis Informationen, die die Verwaltung des Promotionsvorhabens (Antrag auf Annahme als Doktorand/in, Antrag auf Zulassung zur Promotionsprüfung) erleichtern, den Informationsaustausch zwischen Universität und Promovierenden fördern, oder der Qualitätssicherung dienen.

Die Universität Koblenz beteiligt sich außerdem an der National Academics Panel Study (Nacaps) des Deutschen Zentrums für Hochschul- und Wissenschaftsforschung GmbH (DZHW), um auf Basis der Ergebnisse passende Unterstützungsangebote für Promovierende zu schaffen. Nacaps ist eine Längsschnittstudie über Promovierende und Promovierte in Deutschland. In regelmäßigen Abständen befragt das DZHW in dem Kontext bundesweit Promovierende und Promovierte zu ihren Promotionsbedingungen, Karriereabsichten und Karriereverläufen sowie zu ihren allgemeinen Lebensbedingungen. Zum Zwecke der Durchführung der Befragungen übermittelt die Universität ausgewählte Daten ihrer Promovierenden an das DZHW.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Voraussetzung für die Nutzung des Portals KO-File ist das Bestehen eines Benutzerkontos. Zur Erstellung des Benutzerkontos werden die E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort benötigt. Zudem sind der Vor- und Nachname, Angaben zum Geburtstag, -ort und -land sowie zum Geschlecht zu hinterlegen. Ohne diese Daten kann kein Benutzerkonto zugewiesen werden und das Portal KO-File nicht genutzt werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Zusammenhang mit der gesetzlichen Aufgabenerfüllung der Universität Koblenz aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO, § 3 LDSG i.V.m. § 34 Abs. 4, § 67 Abs. 6 HochSchG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c) i.V.m. Art. 32 DSGVO zum Zweck der Zugangsbeschränkung auf registrierte Benutzer/innen und Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung der in dem Portal KO-File mit einem (*) gekennzeichneten Pflichtangaben sind:

• Die Erforderlichkeit zur gesetzlichen Aufgabenerfüllung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) und c) DSGVO i.V.m. § 3 LDSG ergibt sich aus § 2, § 34 Abs. 4, HochSchG, den jeweiligen Promotionsordnungen sowie §§ 20, 22 Landesdatenschutzgesetz in Verbindung mit § 67 Abs. 6 HochSchG sowie der Einschreibeordnung der Universität Koblenz.
• Eine rechtliche Verpflichtung der Universität nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO ergibt sich aus §§ 2, 4 und 5 Hochschulstatistikgesetz (HStatG) i.V.m. § 67 Abs. 7 HochSchG sowie aus 6.2.2 Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung des amtlichen Schriftgutes aus dem Rundschreiben des Kultusministeriums vom 6. März 1986.
• Die Rechtmäßigkeit nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO der Übermittlung ausgewählter Daten an öffentliche Einrichtungen (z.B. im Rahmen der Nacaps-Studie) ergibt sich aus der gesetzlichen Verpflichtung zur Qualitätssicherung nach § 5 Abs. 1, 4 i.V.m. § 10 Abs. 1 und § 67 Abs. 7 HochSchG.
• Einige Angaben in KO-File sind freiwillig, d. h. diese Datenfelder müssen nicht ausgefüllt werden. Bei diesen Feldern fehlt das (*). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist die informierte Einwilligung der Benutzer/innen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, die sie durch Eingabe in die Datenfelder oder Auswahl eines Feldes erklären (z.B. für den Newsletter des IFGPZ).

IV. Löschung/Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Daten Promovierender werden für fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Promotionsverfahren beendet wurde, elektronisch archiviert und im Anschluss gelöscht. Dies gilt für erfolgreich abgeschlossene Promotionsverfahren ebenso wie für abgelehnte Anträge auf Annahme und Verfahren, die abgebrochen oder ohne Abschluss beendet werden. Auch die Daten aller Mitwirkenden an einem Promotionsverfahren (z.B. Betreuer*innen, Gutachter*innen, Prüfer*innen) werden fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren beendet wurde, gelöscht, sofern diese an keinem weiteren Verfahren jüngeren Datums beteiligt sind. Nach Ablauf der Archivierungsfrist wird die elektronische Akte aus KO-File gelöscht. Ein reduzierter Aktenvermerk über die abgelegte Promotionsprüfung und wesentliche Daten der/des Promovierenden verbleibt in Papierform für 60 Jahre in den zuständigen Dekanaten. Mit dieser Regelung ist im Bedarfsfall die Überprüfung des Promotionsverfahrens für den Promovierenden/die Promovierende i. d. R. zeitlebens gewährleistet.

Darüber hinaus gilt generell: Die Universität Koblenz speichert personenbezogene Daten im Rahmen der Promotion nur so lange, wie dies erforderlich ist, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben wurden, oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen. Wenn Sie widerrufen, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre weitere Verarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt. Soweit wir aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls.

V. Empfänger der Daten

Innerhalb der Universität Koblenz werden die Daten nur von den nachfolgend als datenverarbeitende Stellen benannten Einrichtungen und Personen zu den unter Ziffer III. Nr. 1 genannten Zwecken verarbeitet.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht. Die Weitergabe an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder aufgrund des Hochschulstatistikgesetzes erfolgt lediglich in anonymisierter Form im Rahmen gesetzlicher Vorgaben.

Folgende Empfänger/innen bzw. Kategorien von Empfänger/innen können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf Ihre Daten nehmen:

• die für die Verwaltung der Promotionsverfahren zuständigen Mitarbeiter/innen in den Dekanaten der Fachbereiche,
• die für fachbereichsübergreifende/universitätszentrale Umsetzung von Aufgaben zuständigen Mitarbeiter/innen in der für Graduiertenförderung zuständigen Organisationseinheit,
• die zuständigen Mitarbeiter/innen der für das Berichtswesen zuständigen Organisationseinheit,
• statistische Ämter des Bundes und der Länder, an die die Universität Koblenz aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln muss.
• weitere öffentliche Stellen des Bundes und der Länder, die auf gesetzlicher Grundlage Informationen über die Promovierenden der Universität Koblenz anfordern
• Im Zuge des technischen Supports kann der Auftragsverarbeiter, Divinus Soft GmbH, ggfs. auf personenbezogene Daten zugreifen. Dieser Auftragsverarbeiter wurde von uns sorgfältig ausgewählt und darf die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken des technischen Supports verwenden.
• Zur Durchführung der National Academics Panel Study (Nacaps) des Deutschen Zentrums für Hochschul- und Wissenschaftsforschung GmbH (DZHW) übermittelt die Universität Koblenz ausgewählte Daten der zu befragenden Kohorte an das DZHW (Geburtsjahrgang, Staatsangehörigkeit, Promotionsfach sowie Jahr der Zulassung zur Promotion).

VI. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und sie werden nicht an Drittländer übermittelt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf gesicherten Servern der Universität Koblenz. Es wurden gemäß dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um den Schutz von Daten der Nutzer/innen von KO-File zu gewährleisten.

VII. Erfordernis zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist jedoch je nach Einzelfall für die Vorbereitung und Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich. Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann es sein, dass das Promotionsverfahren nicht durchgeführt werden kann.

VIII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO.

IX. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht, unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.

Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so haben Sie das Recht, diese Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden sodann nicht mehr weiterverarbeitet, es sei denn, es gibt nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möglichkeit, die Rechte geltend zu machen: Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@uni-koblenz.de oder schriftlich an die oben genannte Adresse. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de